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前回、ExcelのグラフをWordに貼り付ける際のリスクについてお話ししました。
実は、自分では気づかないうちに、ファイルの内側に「見えてはいけない情報」が残ってしまうことは意外と多いものです。
せっかく素晴らしい資料を作成しても、情報の取り扱いでミスをしてしまっては、プロとしての信頼を損ないかねません。
そこで今回は、外部に資料を送る前に必ずチェックしていただきたい「安全確認リスト」を3つのステップにまとめました。送信ボタンを押す前の5分間で、ぜひ実践してみてくださいね。
■ 1. グラフや表が「図」になっているかの再確認
埋め込まれたExcelデータから情報が漏れるのを防ぐ、最も基本的で強力なチェックです。
・Word内のグラフや表をダブルクリックしてみてください。
・もしExcelが立ち上がったり、編集モードになったりする場合は、まだデータが「埋め込まれて」います。
・その場合は、一度コピーし、「形式を選択して貼り付け」から「図」として貼り付け直しましょう。
「図」として貼り付けた後は、数値の編集ができない「ただの画像」になっていることを確認してください。
■ 2. 「ドキュメント検査」で隠れた情報を一括削除
Wordには、ファイル作成者の名前や、過去の編集履歴、コメントなど、目に見えない情報（メタデータ）が蓄積されています。
これらを一括でクリアにするのが「ドキュメント検査」機能です。
★ 操作手順
・「ファイル」タブをクリック
・「情報」＞「問題のチェック」＞「ドキュメント検査」を選択
・「検査」ボタンを押し、見つかった「ドキュメントのプロパティと個人情報」などを削除します。
これだけで、意図しない情報が相手に伝わるのを防ぐことができます。
■ 3. 最終形態は「PDF」での保存を推奨
特別な理由がない限り、外部へ送る資料はWord形式（.docx）ではなく、PDF形式（.pdf）に変換することをお勧めします。
PDFにすることで、以下のメリットがあります。
・レイアウトが崩れず、相手の環境でも正しく表示される。
・埋め込まれたExcelデータが完全に画像化され、元のデータにアクセスできなくなる。
・うっかり内容を書き換えられるリスクを減らせる。
「名前を付けて保存」からファイル形式をPDFにするだけで、安全性はぐっと高まります。
便利なOfficeソフトも、その特性を理解して使いこなすことで、より安全で質の高い仕事へとつながります。
「この資料、このまま送っても大丈夫かな？」と少しでも不安を感じたら、今回のチェックリストを思い出してくださいね。
私のレッスンでは、こうした実務上のセキュリティ対策から、見栄えを整えるデザインのコツまで、現場で即戦力となるテクニックをお伝えしています。
お一人おひとりの具体的なお悩みや、社内資料の改善案なども一緒に考えさせていただきますので、ぜひお気軽にレッスンのリクエストをしてくださいね☆
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